Pengurusan Bajet
Modul Pengurusan Bajet YBServe membantu anda mengurus perbelanjaan kawasan, menjejak perbelanjaan terhadap peruntukan bajet, dan mengekalkan dokumentasi kewangan yang betul.
Gambaran Keseluruhan
Modul Pengurusan Bajet menyediakan penyelesaian lengkap untuk mengurus operasi kewangan kawasan anda. Jejak setiap ringgit yang dibelanjakan, kekalkan dokumentasi yang betul, dan jana baucar bayaran profesional.
Ciri-ciri Utama
- Kategori Bajet - Peruntukkan bajet tahunan yang dikaitkan dengan kategori isu sedia ada
- Jejak Perbelanjaan - Rekod semua perbelanjaan dengan maklumat terperinci dan resit
- Aliran Kelulusan - Jejak perbelanjaan melalui peringkat menunggu, diluluskan, dan dibayar
- Lampiran Resit - Muat naik dokumen sokongan untuk setiap perbelanjaan
- Baucar Bayaran - Jana baucar bayaran format Malaysia untuk item yang dibayar
Kategori Bajet
Kategori bajet dikaitkan dengan kategori isu sedia ada dari Tetapan > Kategori. Ini memastikan konsistensi antara pengkategorian isu dan peruntukan bajet.
Menyediakan Kategori Bajet
- Pergi ke Bajet > Kategori (Pentadbir sahaja)
- Klik "Tambah Peruntukan Bajet"
- Pilih kategori isu dan masukkan jumlah bajet tahunan
- Setiap kategori hanya boleh mempunyai satu peruntukan bajet setiap tahun fiskal
Papan Pemuka Gambaran Bajet
Halaman gambaran keseluruhan bajet menunjukkan:
- Jumlah Bajet - Jumlah semua peruntukan kategori untuk tahun fiskal
- Jumlah Dibelanjakan - Jumlah semua perbelanjaan yang dibayar
- Baki - Bajet tolak jumlah yang dibelanjakan
- Bar Kemajuan - Penunjuk visual yang menunjukkan perbelanjaan berbanding peruntukan untuk setiap kategori
Merekod Perbelanjaan
Perbelanjaan mewakili perbelanjaan individu yang dibuat oleh pejabat kawasan anda.
Mencipta Perbelanjaan
- Pergi ke Bajet > Perbelanjaan
- Klik "Perbelanjaan Baharu"
- Isi butiran yang diperlukan (penerangan, jumlah, kategori)
- Secara pilihan pautkan kepada isu atau warganegara benefisiari
- Muat naik resit dan dokumen sokongan
Medan Perbelanjaan
- Penerangan - Penerangan jelas tentang tujuan perbelanjaan
- Jumlah - Jumlah perbelanjaan dalam Ringgit Malaysia (RM)
- Kategori - Kategori bajet yang berkaitan dengan perbelanjaan ini
- Penerima/Vendor - Siapa yang menerima bayaran
- Tarikh - Bila perbelanjaan berlaku
- Nombor Rujukan - Nombor invois atau resit untuk penjejakan
- Isu Berkaitan - Pilihan - pautkan kepada isu kawasan yang berkaitan
- Benefisiari - Pilihan - warganegara yang menerima bantuan
Aliran Status
Perbelanjaan mengikuti aliran kerja untuk memastikan kelulusan yang betul sebelum pembayaran.
Status Perbelanjaan
- Menunggu - Baharu dicipta, menunggu semakan
- Diluluskan - Disemak dan diluluskan untuk pembayaran
- Dibayar - Pembayaran telah dibuat
- Ditolak - Tidak diluluskan untuk pembayaran
- Dibatalkan - Tidak lagi diperlukan
Proses Kelulusan
- Kakitangan mencipta perbelanjaan (status: Menunggu)
- Pentadbir menyemak dan meluluskan atau menolak
- Setelah diluluskan, kakitangan boleh menandakan sebagai Dibayar selepas pembayaran dibuat
- Baucar Bayaran tersedia untuk dimuat turun
Lampiran Resit
Dokumentasi yang betul adalah penting untuk akauntabiliti kewangan.
Peraturan Muat Naik
- Maksimum 5MB setiap fail
- Sehingga 10 fail setiap perbelanjaan
- Format yang diterima: Imej, PDF, dokumen Word, hamparan Excel
- Lampiran dikunci selepas menandakan sebagai Dibayar
Baucar Bayaran
Untuk perbelanjaan yang dibayar, anda boleh memuat turun Baucar Bayaran profesional dalam format Malaysia.
Kandungan Baucar
- Kepala surat dwibahasa (Baucar Bayaran / Payment Voucher)
- Butiran dan alamat organisasi
- Jumlah dalam angka dan perkataan (Ringgit)
- Sejarah status dengan cap masa
- Blok tandatangan untuk Disediakan Oleh, Diluluskan Oleh, dan Diterima Oleh
- Kaki surat dengan cap masa penjanaan
Memuat Turun Baucar
- Buka halaman butiran perbelanjaan
- Pastikan status adalah "Dibayar"
- Klik "Muat Turun Baucar Bayaran" untuk mendapatkan PDF
Memautkan Perbelanjaan
Pautkan perbelanjaan kepada isu dan warganegara untuk penjejakan dan pelaporan yang lebih baik.
Memautkan kepada Isu
Jejak berapa banyak yang dibelanjakan untuk menyelesaikan isu kawasan tertentu:
- Semasa mencipta perbelanjaan, gunakan dropdown "Pautkan kepada Isu"
- Cari mengikut kod penjejakan atau tajuk isu
- Lihat semua perbelanjaan berkaitan di halaman butiran isu
Penjejakan Benefisiari
Jejak bayaran kebajikan, dana kecemasan, dan bantuan yang diberikan kepada warganegara:
- Pilih warganegara sebagai benefisiari semasa mencipta perbelanjaan
- Lihat "Sejarah Bantuan" di halaman profil warganegara
- Jejak jumlah bantuan yang diterima setiap warganegara
Laporan & Eksport
Jana laporan dan eksport data untuk analisis.
Laporan Tersedia
- Eksport CSV - Muat turun perbelanjaan dengan penapis semasa digunakan
- PDF Ringkasan Bajet - Pecahan kategori dengan kepala surat organisasi
- Carta Perbelanjaan Bulanan - Trend visual perbelanjaan yang dibayar mengikut bulan
Kebenaran
Peranan berbeza mempunyai tahap akses berbeza untuk pengurusan bajet.
Kebenaran Peranan
- Pentadbir - Akses penuh - cipta/edit/padam kategori, luluskan/tolak perbelanjaan, semua operasi
- Kakitangan - Cipta perbelanjaan, lihat semua, tandakan sebagai dibayar (selepas kelulusan)
- Sukarelawan - Akses lihat sahaja